5 Eerste stappen naar datagedreven werken

Door Fabian van Leijden

De term Big Data is niet meer weg te denken uit managementmagazines. Big Data leidt tot meer inzicht, meer inzicht betekent: betere prestaties. Althans, dat lijkt iedereen te beweren. Maar hoe kun je datagedreven gaan werken als je organisatie daar geen ervaring mee heeft?

De stap naar datagedreven werken maak je niet zomaar. Dit frustreert veel organisaties. Want waar moet je beginnen? Aangezien ik in mijn vrije tijd graag sportklim, vergelijk ik dit proces wel eens met een expeditie naar de Mount Everest. Het is voor veel mensen haalbaar, maar er is een flinke voorbereidingstijd nodig. Als je nog nooit geklommen hebt, ga je natuurlijk niet morgen boeken. Maar als je jezelf niet als doel stelt om die top te bereiken kom je er sowieso nooit. Hetzelfde geldt voor datagedreven werken. Deze vijf eerste stappen kunnen jouw organisatie helpen data-klaar te worden.

1. Volg eens een introductieles

De eerste keer in een klimhal kan imponerend zijn, met alle mensen, touwen en de hoogte. Met de juiste begeleiding lukt het toch om aan het eind van de les juichend bovenin die wand te hangen. De omgang met data werkt precies hetzelfde. De eerste stappen kunnen imponerend zijn, en toch kun je met wat hulp van een goede begeleider snel je eerste successen behalen. En voor je het weet wil je vaker en meer. Begin bijvoorbeeld met een ‘Bring your own data’-workshop. In zo’n sessie ga je samen met een aantal adviseurs en mensen uit jouw organisatie een dag data analyseren. Het voordeel van zo’n eerste keer is dat je meteen inzicht krijgt in wat je organisatie al kan en welke kennis en kunde mist. Dat is nuttige input voor vervolgstappen.

2. Werk aan je zelfvertrouwen

De spanning die ik voelde toen ik voor de eerste keer in de buitenlucht op 25 meter hoogte bungelde, kan ik me nog goed herinneren. Maar na het succes van de eerste keer, werd het iedere keer gemakkelijker. Dit is een belangrijke les voor de weg naar datagedreven werken: ga het gewoon doen. Met behulp van kleine behapbare projecten kan de organisatie zelfvertrouwen opbouwen, die je later goed kan gebruiken voor grotere projecten. Ik begin vaak met een klein project waarmee we een aansprekend resultaat kunnen neerzetten. De energie en het enthousiasme die hierdoor ontstaan, helpen bij het meenemen van mensen die in eerste instantie nog terughoudend reageren. De weg zelf moet natuurlijk datagedreven worden afgelegd. Zorg er dus voor dat resultaten worden gemeten en gecontroleerd. Zo levert het gebruiken van data ook echt meerwaarde op.

3. Zorg voor het juiste materiaal

Tijdens het klimmen kom ik ze wel eens tegen: groen als gras en toch al de duurste uitrusting, met alles erop en eraan. Zelf heb ik mijn materiaal langzaam bij elkaar verzameld, door telkens aan te schaffen wat ik op dat moment nodig had. Hetzelfde geldt voor de hard- en software die je nodig hebt voor datagedreven werken. Het is aanlokkelijk om meteen de beste spullen te kopen terwijl je die, zeker in het begin, nog helemaal niet nodig hebt. Het ingewikkelde aan tooling is dat er niet één de beste is. Ook heeft iedere organisatie weer zijn eigen eisen. Zit je data verstopt in een groot aantal verschillende applicaties of één systeem? Verwacht je dat iedereen in de organisatie data gaat gebruiken of wijs je specialisten aan? Omdat bij aanvang van het proces deze zaken vaak niet helder zijn, raad ik je aan om klein te beginnen. Misschien wel met de tool die iedereen in huis heeft: Excel.

4. Bouw routine op

Een belangrijk onderdeel van klimmen is routine. Het vastklikken van je touwen, het leggen van de knopen en de specifieke bewegingen nestelen zich in je lichaam. Ook een organisatie heeft tijd nodig om datagedreven werken tot routine te maken. Belangrijk is dat het management hierin een goed voorbeeld geeft. Vraag bijvoorbeeld alvorens een besluit te nemen eerst naar de analyse van beschikbare data. Durf je all-in te gaan? Hanteer dan het credo: “Without data, you’re just another person with an opinion.” Als je dit consequent volhoudt, kun je verwachten dat je steeds vaker besluiten krijgt voorgelegd die zijn onderbouwd met goede data-analyses.

5. Beleg de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste mensen

Tijdens een klimexpeditie is er één expeditieleider, één helder doel en zijn er duidelijke afspraken over de taakverdeling. Doordat iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid heeft, is de veiligheid van het team optimaal gewaarborgd. In typisch datagedreven organisaties zijn verantwoordelijkheden over alle lagen van de organisatie verdeeld. Zo krijgen teams de ruimte om te experimenteren met eigen werkprocessen en producten. Als een team op basis van data mogelijkheden ziet voor verbetering, kan ze daar meteen mee aan de slag. Doordat je effecten van veranderingen snel terugziet in de data, worden verbeteringen verder ontwikkeld of wordt er snel ingegrepen bij ongewenste effecten.

Zo werkte ik eens met een team dat tijdens de presentatie van een set nieuwe dashboards een duidelijk patroon opmerkte. Ze zagen het knelpunt en spraken ter plekke een aanpassing over hun werkproces af. Dat betekende in dit geval: niet meer wachten op de uitkomsten van een achtergrondcheck, maar deze later in het proces verwerken. Binnen enkele dagen slonk hun werkvoorraad en nam de doorlooptijd met tien procent af. Dit succes motiveerde het team zodanig dat ze verder bleven zoeken naar optimalisaties.

De transformatie naar datagedreven werken is niet van de één op andere dag gerealiseerd. Toch is het niet iets om tegenop te kijken. Door een duidelijk beeld te schetsen van waar je naartoe wilt met de organisatie, daar continu naar te acteren en kleine stappen te zetten, kom je uiteindelijk aan bij die top van de Mount Everest. Oftewel: “Think Big, Act Small”.

Meer weten over het data-proof maken van jouw organisatie?
Fabian van Leijden vertelt je graag meer.