Agile werken aan kennismanagement VGZ zorgt voor wendbaarheid en resultaten

“Wij draaien de zaken om. Ook bij VGZ,” vertelt Armand Steens, consultant bij Mobilee. Hij werd benaderd door ZoomBIM om kennismanagement binnen VGZ te professionaliseren. “Dat is geen product, maar een interactief proces. Wij kijken verder dan de voorkant van een oplossing vanuit agile werken. Vaak wordt er gezegd: ‘Ik wil graag een rode auto met blauwe velgen, natuurlijk een automaat, met witte spiegels…’Maar wat heb je echt nodig? Vervoer van A naar B, voor vier personen, beschut tegen regen, het liefst met een rood kleurtje. Met die wensen gaat een agile team aan de slag – en dan niet gedurende twee jaar, maar om binnen twee weken de eerste resultaten te leveren.”

Dat betekent niet dat een volledig project binnen twee weken wordt afgerond. Vanwege de nadruk op de kern van de opdracht is er een constante dialoog gaande binnen het team en met de opdrachtgever. Iedereen brengt zijn of haar eigen ervaring mee, maar neemt ook elkaars rollen over indien nodig. Na twee weken wordt er een product opgeleverd, gebaseerd op de meest belangrijke eisen. “Dan kan er bijvoorbeeld besloten zijn voor ‘Vervoer per fiets van A naar B voor 2 personen met een afdakje tegen de regen’,” vertelt Armand. “Eisen veranderen namelijk regelmatig gedurende een project. Vervolgens ontwikkel je verder met een aansluitende ’sprint’, met als voordeel dat je alle kanten op kan. Bijstellen is geen enkel probleem na twee weken – maar dus wel wanneer je, volgens traditionele wijze, pas na 2 jaar beseft dat het roer om moet.”

Een herkenbare situatie voor veel organisaties, waar men ontmoedigd raakt van mislukte projecten en een stagnering van innovatie. Want wanneer er geen ontwikkeling tot stand komt, dan heeft dat ook invloed op klanten. VGZ speelde daar naadloos op in door gebruik te maken van Armand’s agile team om het vraagstuk van kennismanagement aan te pakken. Wendbaarheid is daarom niet alleen te zien in de rollen van het agile team en de inrichting van ontwikkelprocessen, maar ook in hoe de organisatie wordt begeleid in het maken van een structurele overstap.

“Er komt een grote verandering tot stand wanneer je kennismanagement binnen een organisatie gaat professionaliseren. Vaak wordt er onderschat hoeveel kennis er leeft binnen verschillende teams, al helemaal wanneer je naar de verschillende lagen binnen een organisatie kijkt,” geeft Armand aan. Een kennismanagement systeem heeft daarom niet één enkel doel, maar is een begin van een organisatorische omslag waar kennis centraal wordt gesteld als kloppend hart. Kennis wordt toegankelijk voor iedereen, op elk gewenst moment. Dat leidt niet alleen tot een verbeterde dienstverlening richting de klanten, maar moedigt medewerkers ook aan om hun kennis te verbreden. Het aantal onbeantwoorde – of foutief beantwoorde – vragen neemt daardoor aanzienlijk af, waardoor kennis begrijpelijk en toegankelijk wordt. Uiteindelijk functioneert het kennismanagement systeem als een collectief geheugen, waardoor efficiëntie en nauwkeurigheid op alle niveaus binnen de organisatie toenemen.

Om een dergelijk systeem te ontwikkelen is niet alleen vakspecifieke kennis nodig: het vereist inzicht om structuur aan te brengen en voortdurend doelen te behalen. Binnen een organisatie als VGZ zijn teams vaak gewend om op een bepaalde manier te werken, wat traditioneel gezienis gericht op langdurige projecten in plaats van interactieve processen.

Armand’s team slaat juist een andere richting in door middel van agile werken: zijn team bekijkt kennismanagement op verschillende manieren en ontwikkelt een passende structuur die specifiek bij de organisatie past.

“Ik kijk hoe ik dingen mogelijk kan maken en een transitie kan begeleiden. Ons team faciliteert en speelt in op de behoeften van dat moment,” geeft Armand aan. In het geval van kennismanagement bij VGZ betreft dit onder andere de ontwikkeling van applicaties voor klantondersteuning. “Je hoeft geen lange periode te wachten om live te gaan: ontwikkel nieuwe functionaliteit, bekijk hoe de klant hierop reageert, en besluit vervolgens hoe je daar mee verder gaat. Zo weet je veel sneller wat werkt en kan je inspringen op nieuwe behoeften.” ‘Live gaan’ krijgt hierdoor een andere betekenis: het is niet het einddoel op de lange termijn, maar iets waar voortdurend aan wordt gewerkt. Online media werkt op een vergelijkbare manier: Facebook heeft bijvoorbeeld niet een cruciaal moment waarop alles wordt veranderd, maar voert stap voor stap wijzigingen door. User feedback speelt daar een grote rol in, aangezien de gebruikers aangeven waar behoefte aan is of hoe vaak nieuwe functionaliteit wordt gebruikt.

Op deze manier werkt business samen met IT in een agile team, waar voortdurend wordt geschakeld en gecombineerde expertise wordt ingezet. “Er wordt zo ook rekening gehouden met klantbeleving,” legt Armand uit. “Je faciliteert een innovatief proces waarin zowel nieuwe wensen als feedback voortdurend worden opgenomen. Dit kan omdat je niet beperkt bent tot een enkel oplevermoment, aangezien het proces voortdurend wordt aangescherpt en verbeterd.”

Maar agile werken biedt een organisatie nog meer dan wendbaarheid en gerichte resultaten. Vanwege de flexibiliteit in oplevermomenten heeft de organisatie ook voortdurend de controle over budget en ……. omgaan met tegenvallende resultaten.

“Vaak hoor ik ‘We hebben aan iets gewerkt, uiteindelijk de resultaten gedeeld, maar na 2 jaar was het niet goed en te laat om een andere richting in te slaan’,” zegt Armand. “Dat voorkomen wij dus. Soms zijn de wensen of verwachtingen van de organisatie niet mogelijk of kom je gedurende een proces onoverkomelijke obstakels tegen. Dan is er ten alle tijden de mogelijkheid de stekker eruit te trekken – niet pas na afloop van die twee jaar, maar op het moment dat de organisatie dat zelf wilt.”

Zo vormt agile werken ook een kostenbesparend voordeel bij het maken van een cultuuromslag binnen een organisatie. “Dan merk je pas echt hoe waardevol agile working is. Betere resultaten, een betere bewaking van kosten en een onderlinge samenwerking die vele malen sterker wordt.”

Meer weten over agile werken? Armand Steens vertelt je graag meer!

  • Overtuigen met data vraagt om krachtige datavisualisatie
  • Hoe wij de 9 drivers ontdekten van de datagedreven organisatie
  • Hoe goed datamanagement problemen voorkomt
  • Meer Agile, meer politiek