Kostenbesparing, optimalisatie en verandering

Projectmanagement bij VGZ

‘Coöperatie VGZ verzekert ruim 4 miljoen klanten van goede, betaalbare zorg. Dat doet VGZ via verschillende merken. Eén van de projecten bij VGZ waar veel geld mee is bespaard is het project “Centraliseren en Digitaliseren Output”.

vraag

VGZ stuurt jaarlijks veel documenten naar klanten. Deze documenten moeten worden opgesteld, gedrukt en verstuurd. Op de documenten moet ook het juiste logo komen. Omdat VGZ de zorgverzekering uitvoert voor verschillende merken houdt dat in dat van elk merk er eigen voorbedrukt briefpapier is en voorbedrukte enveloppen zijn. Van elk merk moet afzonderlijk alle documenten geprint, gevouwen, ingepakt en verstuurd worden. Dit betekent veel verschillende handelingen voor een drukkerij.

Dit proces kost tijd, is foutgevoelig en de kosten voor het drukken van de brieven zijn hoog en moeilijk in controle te houden. Als er een fout in een document zit kan dit niet snel worden teruggedraaid. Ook kunnen de brieven slechts op een beperkt aantal dagen in de week worden bezorgd. Hierdoor ontstaat er piekdrukte op de dagen daarna bij de klantenservice. Het doel van het project is om dit proces te stroomlijnen en kosten te verlagen. Daarnaast moest het proces van foute brieven terughalen worden geoptimaliseerd.

aanpak

Arnoud ter Harmsel werkt namens Mobilee als projectleider bij het project “Centraliseren en Digitaliseren Output”. Met zijn team heeft hij verschillende verbeteringen in de manier van drukken bewerkstelligd. In het nieuwe proces worden documenten digitaal naar de drukker verstuurd, die op grote rollen de documenten in kleur afdrukt. Hierdoor hoeft de drukker geen apart briefpapier en enveloppen aan te houden. Ook scheelt dit veel in- en omsteltijd. De documenten worden voorzien van Track & Trace, waardoor de status van het document op elk gewenst moment kan worden gecontroleerd. Ook de lay-out van de brieven is gestandaardiseerd waarmee ook kosten worden bespaard.

De uitdaging van dit project zit in de samenwerking tussen veel verschillende partijen. Alle details moeten daarbij kloppen. Daarnaast mag de klant, de ontvanger van het document, niet merken dat er iets verandert.

resultaat

Het resultaat van het project is een ander printbedrijf, een tweede postbezorger en een soepele transitie in de manier van drukken, inclusief een aanzienlijke kostenbesparing. De bezorgdagen van de documenten zijn meer verspreid waardoor er minder pieken zijn bij de klantenservice. Door Track & Trace mogelijk te maken worden foutieve brieven snel geïdentificeerd en kan de status van documenten worden bekeken. Hierdoor worden ook de eerder aanwezige risico’s verminderd of weggenomen.

Arnoud heeft als projectleider het team geleid in het waarmaken van dit resultaat. Door zijn aanpakmentaliteit en overzicht ziet hij wat er gedaan moet worden en kan hij mensen aansturen en samen laten werken. Daarnaast schrikt hij niet van lastige vraagstukken en kan hij goed schakelen van klassieke projectleidersrol naar de meer wendbare manieren van een project vormgeven: Agile.

Meer weten over het project Centraliseren & Digitaliseren Output en de diensten van Mobilee?
Arnoud ter Harmsel vertelt je graag meer.

 

  • Overtuigen met data vraagt om krachtige datavisualisatie
  • Hoe wij de 9 drivers ontdekten van de datagedreven organisatie
  • Hoe goed datamanagement problemen voorkomt
  • Meer Agile, meer politiek